MENGA EDER Y CIA S EN C 

 MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Entidades Responsables del Tratamiento de Datos Personales:

MENGA EDER Y CIA S EN C

 Nit. 8 9 0 3 0 1 1 0 7

Domicilio:  CALI

Dirección:  Av 5an 21n58   Teléfono:6685720

Correo electrónico: umenga@mengae.com

I. Objeto : 

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos.

II. Ámbito de aplicación

El Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos.

III. Alcance

El presente Manual de Políticas aplica en todos los niveles de las Compañías y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de MENGA EDER Y CIA S EN C y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de las Compañías.

IV. Antecedentes

Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 el Congreso Nacional dicta DisposicionesGenerales para la Protección de Datos Personales, Incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en Colombia. Igualmente, el pasado 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales.

V. Finalidad de la Base de Datos

El recaudo de Datos Personales por parte de MENGA EDER Y CIA S EN C tendrá las siguientes finalidades:

 1. El proceso de negociación de contratos con MENGA EDER Y CIA S EN C.

 2. La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebren.

3. El control y la prevención del fraude.

4. El cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de               Seguridad Social Integral.

5. Intercambio de información tributaria en virtud de tratados y acuerdos  internacionales suscritos por Colombia.

6. La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

VI. Tratamiento de Datos Personales

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, MENGA EDER Y CIA S EN C realizarán operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión.

Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades

autorizadas y previstas en el presente Manual de Políticas.

De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

VII. Derechos de Los Titulares de Datos Personales

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de MENGA EDER Y CIA S EN C. se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a MENGA EDER Y CIA S EN C o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: 

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa

       en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

 b) Datos de naturaleza pública. 

c) Casos de urgencia médica o sanitaria. 

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines                                        históricos, estadísticos o científicos. 

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3. Ser informado por MENGA EDER Y CIA S EN C o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.

4. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VIII.

Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la

Información.

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación quetengan con MENGA EDER Y CIA S EN C., pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

A. Procedimiento para actualizar información El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento por parte de MENGA EDER Y CIA S en C. 

B. el Encargado del Tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos.

C. Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones.

Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

• La solicitud debe ser dirigida a MENGA EDER Y CIA S EN C , con la identificació, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

• Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.

• En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

IX. Obligaciones de MENGA EDER Y CIA S EN C

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el

Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los

derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para

impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.

9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las

condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.

11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

12.  Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

13.  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XI. Periodo de Vigencia de las Bases de Datos

Las Bases de Datos de MENGA EDER Y CIA S EN C. tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.